2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、企業の経理・会計業務に大きな影響を与えています。
特に、仕入税額控除を適用するためには、インボイスの保存が必須となり、請求書や領収書の発行・管理方法に注意が必要です。
一般的には、売り手が請求書を発行し、買い手がその内容に基づいて支払いを行う流れが主流ですが、業界や取引形態によっては、買い手が「仕入明細書」を作成するケースも存在します。
本記事では、買い手が仕入明細書を作成するケースの背景や、インボイス制度における仕入税額控除の可否、売り手の承諾の取り方、納品書と請求書の紐づけなど、実務で押さえておくべきポイントをわかりやすく解説します。
- 買い手が仕入明細書を作成する背景と理由
- インボイス制度における仕入税額控除の要件
- 売り手の承諾を得る方法と注意点
- 納品書と請求書の紐づけの重要性
- 実務での対応策とおすすめの管理方法
インボイス制度の基本をおさらい
まず、今回のテーマを理解するためにインボイス制度の基礎を整理しましょう。
インボイス制度（適格請求書保存方式）では、仕入税額控除を受けるために 「適格請求書（インボイス）」の保存が必須になっています。
インボイスには以下の記載事項が必要です。
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象かどうかも含む）
- 税率ごとに区分された消費税額
- 請求書を受け取る相手先の氏名または名称
- 発行者の氏名または名称
この要件を満たしていなければ、たとえ取引が実際に行われていたとしても仕入税額控除を適用できなくなる可能性があるのです。
買い手が仕入明細書を作成するケース
デパートや百貨店での実務
通常は「売り手が請求書を発行し、買い手が支払う」という流れが基本ですが、デパートや百貨店では例外的に 「買い手が仕入明細書を作成」 することがあります。
その理由はシンプルで、取扱商品が膨大かつ複雑だからです。
売り手が把握できないほど細かな仕入数量や品目を買い手側が管理しており、買い手が仕入明細書を作成して売り手に確認してもらう、というフローが一般的に存在するのです。
仕入明細書はインボイスとして認められるのか
結論から言うと、買い手が作成した仕入明細書であっても、インボイスの要件を満たしていれば仕入税額控除が可能 です。
ここで重要なのが次の2点です。
仕入明細書に記載する登録番号は売り手のものを使用すること
- 買い手の番号ではなく、あくまでも「売り手が適格請求書発行事業者である」という証明が必要です。
売り手の承諾を得ていること
- 口頭の合意では不十分。売り手が確認済みであることを証明できる形が求められます。
売り手の承諾を得る具体的な方法
売り手の承諾がポイントですが、その方法には複数あります。
- 仕入明細書を売り手が確認し、承認印を押して返却してもらう
- オンラインシステムに承認機能を組み込み、電子的に承認を受ける
- 「本明細書の内容を承諾済み」と明記し、自動承認を得る形にする
特に電子承認は効率的で、紙管理よりも証跡を残しやすいため、近年では導入する企業が増えています。
納品書をまとめて請求書にする場合
継続取引におけるよくある実務
多くの企業では、商品が納品されるたびに納品書を発行し、月末や一定期間ごとにまとめて請求書を作成して送付する形をとっています。
「1回の取引ごとに請求書を発行するのは非効率だから、納品書を束ねて1枚の請求書にまとめる」
このような取引は特に卸売業や製造業でよく見られるパターンです。
インボイス制度上の取り扱い
このケースでも、納品書や請求書がインボイス要件を満たしていれば問題なく仕入税額控除を受けられます。
ただし、注意すべきは以下の点です。
納品書と請求書が紐づいていること
- 例えば、「納品書番号」と「請求書番号」が対応しており、双方を突き合わせれば取引の正確性が確認できる状態にしておく必要があります。
合算請求書に税率ごとの区分があること
- 10％対象の商品と8％（軽減税率）対象の商品が混在している場合、それぞれを明確に記載しなければインボイス要件を満たしません。
実務上のチェックポイント
- 納品書番号を請求書に必ず記載する
- 商品やサービスごとに税率区分を明記する
- 納品書・請求書を電子データで保存する際は、検索性を確保する
実務でトラブルになりやすいケース
インボイス制度に対応していない企業では、次のようなトラブルが発生しやすいです。
- 売り手が登録番号を明記していない請求書を発行してしまった
- 買い手作成の仕入明細書に売り手の承諾を得ていなかった
- 複数税率の明細が区分されていなかった
- 納品書と請求書の対応関係が不明確で税務調査で否認された
こうしたトラブルを防ぐには、日常の経理フローの中で「インボイス要件チェック」を仕組み化しておくことが重要です。
インボイス対応で押さえておくべき3つのポイント
適格請求書発行事業者の登録番号を必ず確認する
- 登録番号は国税庁の公表サイトで検索できます。
買い手作成の明細書には売り手の承諾を確実に残す
- 電子承認や署名済み明細を保存する仕組みを導入すると安心です。
納品書・請求書の連携を強化する
- 会計ソフトや販売管理システムを活用し、紐づけを自動化すると実務負担を軽減できます。
まとめ
インボイス制度の導入により、企業は請求書や領収書の発行・管理に一層の注意が求められるようになりました。
買い手が仕入明細書を作成するケースでも、売り手の承諾と必要記載事項が揃っていれば、インボイスとして認められ、仕入税額控除を受けることが可能です。
また、納品書と請求書をまとめて発行する場合でも、紐づけが明確であれば問題ありません。
今後の税務対応や経理業務の効率化のためにも、インボイス制度への理解と実務対応をしっかりと進めていきましょう。
