経理の業務効率化の進め方とは？DXで成果を出す5つの手順

「会計システムを新しくしたのに、月次決算の日数がほとんど変わらない」「RPAを入れたけれど、結局だれも使っていない」。経理のDXに取り組むと、こうした声をよく聞きます。原因の多くは、ツールそのものではなく、今の業務をそのままデジタルに置き換えたことにあります。

この記事では、上場企業の経理として会計システムにも関わってきた私の目線で、業務改善を先にやってからDXを当てる進め方を整理します。業務の棚卸し、業務フローの可視化、ECRSによる改善、ツール選び、効果測定までを、数値の例を使って順番に解説します。

経理の業務改善はDXの前に！「改善→DX」の順番で進める理由

ムダな作業を自動化しても、ムダは残る

今の手順をそのままシステムに載せると、不要な承認や二重チェックまで自動化されてしまいます。たとえば、だれも見ていない管理表を毎月つくる作業は、RPAで速くするより、やめるほうが効果は大きいはずです。

また、手順が人によって違うままツールを入れると、例外処理が増えて設定が複雑になります。結果として「システムが使いにくい」と言われ、Excelでの手作業に戻ってしまうケースも少なくありません。

全体は5つのステップで進める

この記事で紹介する進め方の全体像です。ステップ1〜3が業務改善、ステップ4〜5がDXにあたります。

手順1 業務の棚卸し｜業務一覧表で頻度・工数・ミスを見える化

業務一覧表に書く項目

まずは経理の業務を、作業の単位まで細かく書き出します。「月次決算」のような大きなくくりではなく、「請求書の入力」「銀行明細の照合」のように、だれが何をするか分かる粒度にするのがコツです。

項目は、頻度・1回の工数・月の工数・担当・ミスや差し戻しの件数の5つがあれば十分です。月の工数は「件数×1件の時間」で計算し、ざっくりでかまいません。次の表は、従業員300名ほどの会社を想定した仮の例です。

業務	頻度・件数	1件の工数	月の工数	担当	差し戻し・ミス
請求書の受領・入力	毎日・月600件	6分	60時間	A・B	20件
経費精算のチェック・入力	毎日・月300件	4分	20時間	C	10件
銀行明細の入力・照合	毎日・月400件	3分	20時間	B	3件
支払データの作成	月4回	90分	6時間	A	1件
月次報告資料の作成	月1回	8時間	8時間	リーダー	－

この例では、5つの業務だけで月114時間かかっています。そのうち請求書の処理が60時間と半分以上を占めることが、一覧にして初めて見えてきます。

棚卸しで見るべき3つのポイント

工数は、担当者に1週間ほど作業時間をメモしてもらうと精度が上がります。正確さよりも、全員が同じ基準で書くことを優先しましょう。

手順2 業務フローの可視化｜時間がかかる原因を工程ごとに洗い出す

工数の大きい業務から業務フローを書く

棚卸しで工数が大きかった業務について、業務フローを書きます。経理部の中だけでなく、請求書を受け取る現場の部門や承認者まで含めて、前後の工程を並べるのがポイントです。

専用のツールは必要ありません。最初はExcelやホワイトボードで、担当者ごとに列を分けて作業を左から右へ並べるだけで十分です。

業務フローを書くときのコツ

• 開始と終了をはっきりさせる（例：請求書が届いてから、支払データに載るまで）
• 担当者ごとに分けて書き、部門をまたぐ受け渡しを見えるようにする
• 作業の時間だけでなく、承認待ちや回付の「待ち時間」も書く
• 差し戻しややり直しが起きる場所に印を付ける
• 例外の処理は本線と分けて、件数と一緒にメモしておく

次の表は、請求書処理の現状を工程ごとに書き出した例です。右端の列に、書き出して初めて気づいた問題を並べています。

順番	担当	作業	見えてきた問題
1	各部門	紙・PDFで請求書を受け取る	受け取り方がばらばら
2	部門長	紙に押印して承認する	出張中だと数日止まる
3	各部門	社内便で経理に回す	月末に集中して届く
4	経理	会計システムに手入力する	科目の判断が人によって違う
5	経理	原本と入力内容を照合する	入力と照合で二重の手間
6	経理	紙をファイルに綴じる	PDFで来たものまで印刷している

フローから問題を見つける3つの視点

書き上げたフローは、待ち・二重作業・判断のばらつきの3つの視点で見ていきます。

• 待ち：承認や回付で作業が止まっている工程（例の2・3）
• 二重作業：同じ情報を2回入力したり、照合したりしている工程（例の4・5）
• 判断のばらつき：人によって処理が変わる工程（例の4の勘定科目）

この3つに当てはまる工程が、次の手順3で見直す対象になります。問題を書き出すだけで終わらせず、どの工程の問題かを番号でひも付けておくと、改善の打ち手につなげやすくなります。

手順3 ECRSで業務を改善する｜排除・結合・入替・簡素化の適用例

ECRSは「やめる」から順番に考える

可視化した問題は、ECRS（排除・結合・入替・簡素化）の順番で見直します。いきなり簡素化から始めると、本来やめるべき作業を効率よく続けることになるので、まず「やめられないか」から考えます。

原則	問いかけ	経理での適用例
E 排除	その作業はやめられないか	毎月同額の家賃・リースは請求書ではなく契約マスタで自動計上する
C 結合	まとめられないか	部門ごとの承認と経理への回付を1つのワークフローにする
R 入替	順番や担当を変えられないか	請求書の入力を月末まとめてではなく、受け取った日に行う
S 簡素化	もっと単純にできないか	取引先ごとに勘定科目と税区分を決めて、判断を不要にする

フローの問題にECRSを当てはめる

手順2で見つけた問題に、ECRSを1つずつ当てはめていきます。

• 待ち（工程2・3）：紙の押印と社内便をやめ、承認と回付を1つのワークフローにまとめる（排除・結合）
• 二重作業（工程4・5）：毎月同額の請求書は入力そのものをなくし、原本との照合は金額の大きいものに絞る（排除・簡素化）
• 判断のばらつき（工程4）：取引先ごとの科目・税区分ルール表をつくり、だれが入力しても同じ結果にする（簡素化）
• 月末集中（工程3）：受け取った日に入力する流れに変え、締め日の作業量をならす（入替）

ここまでは、ツールを入れなくても始められる改善です。ルール表や承認の流れが決まっていると、次の手順4でツールを選ぶときに、設定する内容がそのまま決まります。

手順4 改善したうえでツールを選ぶ｜業務別の早見表と生成AIの使いどころ

業務別「改善→DX」早見表

ツールは、改善後の業務に合うものを選ぶのが基本です。業務ごとに、先にやる改善とそのあとに当てるDXを整理すると次のようになります。

業務	先にやる改善	そのあと当てるDX
請求書の受領	受け取り窓口を1つにし、取引先ごとの科目を決める	請求書受領サービス、AI-OCR
経費精算	規程の上限や必要書類をシンプルにする	経費精算システム、法人カード連携
銀行の入出金	振込名義と取引先の対応表をつくる	銀行APIと自動仕訳ルール
売上・入金消込	請求番号を振込時に入れてもらうよう依頼する	消込機能・入金消込サービス
定型の画面操作	標準機能やAPI連携で代わりにできないか探す	RPA（最後の手段として）
マニュアル・資料	手順を1か所に集めて最新版を決める	生成AIで下書き、共有フォルダで管理

RPAは画面の変更で止まりやすく、作った人しか直せない状態になりがちです。まず会計システムの標準機能やAPI連携でできないかを確かめ、それでも残る作業に絞って使いましょう。

法令面では、メールやPDFで受け取った請求書などの電子取引データは、2024年1月以降は電子のまま保存する必要があり、印刷した紙だけの保存は認められません。また、インボイス制度の経過措置の見直しで、免税事業者などからの仕入れの控除割合は、2026年10月1日以後の取引から80%が70%に下がっています。ツールの保存方法や税区分の設定もあわせて確認しましょう。

生成AIの使いどころと限界

生成AIは、経理でも文章や表のたたき台づくりに向いています。一方で、数字の正しさや税務の判断を任せるのは危険です。

使いどころ	使い方の例	注意点
仕訳ルールの下書き	取引の例を挙げて、勘定科目の判定表の案を作ってもらう	社内ルールと会計方針で必ず見直す
マニュアル作成	作業メモを渡して、手順書の形に整えてもらう	画面名や手順は実物で確認する
Excel関数	やりたいことを伝えて、関数や式の案を出してもらう	少ない件数で結果を検算してから使う

優先順位の決め方と月次決算を8営業日→5営業日にした例

効果×難易度のマトリクスで順番を決める

改善の候補が出そろったら、効果（月に減る時間）と難易度（費用・調整の手間）の2つの軸で並べます。全部を一度にやろうとせず、効果が大きくて取り組みやすいものから始めるのがコツです。

	難易度が低い	難易度が高い
効果が大きい	すぐやる	計画して進める
効果が小さい	今月から小さく	後回しにする

先ほどの棚卸しの例で、候補を当てはめると次のようになります。ここでは月10時間以上を「効果が大きい」、難易度は1〜3の3段階で2以下を「低い」としました。

打ち手	月に減る時間	難易度	区分
銀行APIの自動仕訳ルール	18時間	2	すぐやる
請求書受領サービス＋AI-OCR	36時間	3	計画して進める
経費精算システム＋法人カード	15時間	3	計画して進める
定期請求書を契約マスタで自動計上	6時間	1	今月から小さく
報告資料のテンプレート化	4時間	1	今月から小さく
勘定科目ルール表の整備	3時間	1	今月から小さく

請求書の処理は、定期の60件を排除して6時間、残りの540件をAI-OCRで1件6分から2分にして36時間減り、月60時間が18時間（70%減）になる計算です。改善とDXを組み合わせると、効果が積み上がるのが分かります。

月次決算を8営業日から5営業日にした例

工程	改善前	改善後	主な打ち手
請求書の回収・入力	2.0日	0.5日	受け取った日に処理（入替）、AI-OCR
経費精算・カード明細	1.0日	0.5日	締め日の前倒し、カード連携
銀行明細の入力・照合	1.0日	0.5日	銀行APIの自動仕訳
決算整理仕訳	1.5日	1.0日	定型仕訳をテンプレート化し月中に準備
差し戻し・修正	0.5日	0.5日	科目ルールの統一で件数を30件→9件に
試算表チェック	1.0日	1.0日	時間を減らさず、分析に充てる
報告資料	1.0日	1.0日	テンプレート化で作業を減らし、コメントを充実
合計	8.0日	5.0日	－

効果測定のKPIと社内を巻き込むコツ・失敗しないチェックリスト

導入前後で比べるKPI

効果測定は、導入前の数字を記録しておくことから始まります。前の数字がないと、効果を説明できません。先ほどの例で、主なKPIを比べると次のとおりです。

KPI	改善前	改善後	測り方
月次決算の日数	8営業日	5営業日	締め日から報告までの営業日
請求書処理の工数	月60時間	月18時間	件数×1件の時間を毎月記録
手入力件数	月1,300件	月124件	請求書・銀行・経費の手入力行数
差し戻し件数	月30件	月9件	請求書と経費精算の差し戻し数

手入力件数は、請求書のAI-OCR修正54件、銀行の自動仕訳ルール外40件、経費精算の修正30件の合計です。数字は毎月同じ方法で取るようにし、3か月ほど続けて見ると定着したかどうかが分かります。

社内を巻き込むコツ

経理の改善は、請求書を出す現場の部門や承認者の協力がないと進みません。巻き込むときは、次の3つを意識しています。

• 現場の手間が減る点を先に伝える（押印や社内便がなくなる、など）
• 最初は1部門・1業務で試し、うまくいった数字を見せてから広げる
• マニュアルと問い合わせ窓口を用意し、切り替え日をはっきり決める

まとめ

• 経理のDXは、業務改善を先にやってからツールを当てると効果が出やすい
• 業務一覧表で頻度・工数・担当・ミスを書き出し、工数の大きい業務から業務フローを書く
• ECRSは排除→結合→入替→簡素化の順に考え、やめる作業を先に決める
• ツールは改善後の業務に合わせて選び、優先順位は効果×難易度で決める
• 決算日数・工数・手入力件数・差し戻し件数を導入前後で比べて見直す

まずは今月、経理の業務を一覧表に書き出して、月の工数がいちばん大きい業務を1つ選んでみてください。その業務のフローを書いてECRSを当てるだけでも、次に入れるべきツールがはっきり見えてきます。