コロナ禍をきっかけに、多くの企業がIT化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めています。
経理部門は紙の書類を多く扱う業務が中心であるため、DX化が遅れがちです。
経理部門をDX化しようと考えても、以下のような悩みを抱えている企業が多いのではないでしょうか。
- 経理業務のDX化を進めたいが、どこから手をつけるべきかわからない
- 紙の書類をペーパーレス化したいが、高額なシステム導入が必要で難しそう
- DX化は大企業向けであり、中小企業では実現が難しいのではないか
そこで、今回は「経理業務をDX化するには」というテーマでわかりやすく解説していきます。
ペーパーレス化は、経理業務をDX化するための一番初めに行うべきフェーズです。
この記事を最後まで読むことで、経理業務DX化のメリットや具体的なペーパーレス化の方法がわかります。
【経理部門におけるDXの課題】
経理部門の業務50%以上は事務作業
多くの企業では、経理業務の50%以上が事務作業に費やされています。
具体的に
- 経費精算
- 仕訳入力
- 仕入れ支払処理
- 売上回収業務リスト
など、毎日のルーティン業務に多くの時間が割かれています。
紙の書類を使う場合、印刷・押印・承認といったフローに時間がかかり、業務の非効率化を招いてしまいます。
財務分析や予算編成など経営管理に時間を割きたいところですが、事務作業が忙しくて時間を割けないのが現状です。
アナログにかかる費用よりデジタル化費用が高い
「デジタル化はシステム導入にコストがかかるから難しい」と考える方も多いでしょう。
電子化であればシステム導入する必要もなく、スキャナやスマホのカメラ機能を利用するだけで十分な場合もあります。
また、紙の書類を使用し続けることで、以下のようなコストが発生します。
- 紙の購入費用
- プリンターやコピー機の維持費
- ファイリングや保管スペースのコスト
- 人的作業の負担（紙の書類を探す、運搬するなど）
クラウドシステムであれば、初期費用や月額利用料も利用容量やユーザー数に応じてリーズナブルな価格で利用できます。
運用面で問題があった場合も、保守員が電話やメールで対応してくれるため安心です。
【経理業務をDX化にするメリット】
作業を自動化することで、時間短縮できる
現金や紙やハンコをデジタル化することによって作業を自動化することが可能です。
コンピュータによって作業を自動化することで、経理事務作業の処理時間が高速化されるので業務時間を短縮することができます。
人件費などのコスト削減ができる
アナログ環境からデジタル環境に変えることで、事務作業員のやっていた業務をコンピュータが代わりに処理するので残業時間を格段に減らすことができます。
IT投資によって費用がかかる面もあるかもしれませんが、紙のコストや書類の保管スペースのコストに比べると経理のコストが大幅に削減できるでしょう。
【経理業務をペーパレス化するには】
ダブルディスプレイ用のモニターを設置
社員1人1台PCに加えてモニタを追加することで、今まで印刷していた書類を印刷することがなくなります。
書類を印刷する代わりにモニタへPDF化された書類を確認すれば業務効率化を図ることもできるでしょう。
固定デスクを廃止してフリーアドレス化
最近、コロナ禍によりテレワークが普及されるようになってフリーアドレス化の企業が増えてきています。
固定デスクを廃止してフリーアドレスにすることで、自席やキャビネットが使えなくなることから紙の書類をデジタル化しなければならなくなります。
そうすると、紙の書類がなくなるので紙のコストだけでなく、オフィス全体のスペースも減らすことができるので家賃代の負担も抑えることができます。
まとめ
今回は、「経理業務をDX化するには」について解説しました。
経理業務をDX化するにあたって、まずはアナロ環境から脱却しなければなりません。
デジタル化にすることによって作業の自動化や人件費の削減といった効果がありますので、紙のペーパレス化から積極的に検討していきましょう。
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