経理業務のDX化とペーパーレス化の進め方｜課題とメリットを解説

コロナ禍をきっかけに、多くの企業がIT化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めてきました。一方で、経理部門は請求書・領収書・伝票といった紙の書類を多く扱うため、DX化が後回しになりがちな部署でもあります。

「経理業務のDX化を進めたいが、どこから手をつけるべきかわからない」「ペーパーレス化には高額なシステムが必要そう」「DX化は大企業向けで、中小企業には難しいのでは」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は「経理業務をDX化するには」というテーマで、経理部門のDXの課題とメリット、そして最初のフェーズであるペーパーレス化の具体的な進め方をわかりやすく解説します。

経理部門におけるDXの課題

経理部門の業務の多くは事務作業

多くの企業では、経理業務の大半が定型的な事務作業に費やされています。具体的には、次のようなルーティン業務に毎日多くの時間が割かれています。

• 経費精算
• 仕訳入力
• 仕入れ・支払処理
• 売上の回収管理

紙の書類を使う場合、印刷・押印・承認・回覧といったフローに時間がかかり、担当者が不在なだけで処理が止まることもあります。本来は財務分析や予算編成など経営管理に時間を割きたいところですが、事務作業に追われて手が回らないのが現状ではないでしょうか。

「デジタル化は高くつく」は思い込みになりやすい

「デジタル化はシステム導入にコストがかかるから難しい」と考える方も多いでしょう。しかし、紙の書類を使い続けることにも、次のような見えにくいコストが発生しています。

• 紙・トナーの購入費用
• プリンターやコピー機の維持費
• ファイリングや保管スペースのコスト
• 書類を探す・運ぶ・郵送するといった人的作業の負担

クラウドサービスであれば、初期費用や月額利用料は利用容量やユーザー数に応じて決まるものが多く、小さく始めることができます。電子化の第一歩であれば、スキャナやスマホのカメラ機能を利用するだけで十分な場合もあります。

制度対応でデジタル化は避けられない

2026年9月時点では、電子帳簿保存法により、メールやWebで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、電子データのまま保存することが義務になっています（2024年1月から）。また、2023年10月に始まったインボイス制度により、登録番号の確認など請求書のチェック項目も増えました。

ペーパーレス化に関わる電子帳簿保存法のルールは、国税庁「電子帳簿保存法関係」で確認できます。

経理業務をDX化するメリット

作業時間の短縮と業務効率化

デジタル化を進めることで、経理業務の多くの部分を自動化・省力化できます。

• クラウド型経費精算システムで、申請内容の手入力や転記の手間が減る
• OCR（光学文字認識）で、請求書の日付・金額・取引先を自動で読み取れる
• 電子承認（ワークフロー）で、押印なしで承認が完結する

処理時間が短縮されるだけでなく、承認待ちで書類が止まる時間も減るため、月次決算の早期化にもつながります。

コスト削減とペーパーレス化の推進

デジタル化により、次のようなコスト削減が見込めます。

• 紙の使用量削減（印刷・郵送・保管コストの削減）
• 作業時間の削減（入力・転記・ファイリングの負担軽減）
• オフィススペースの最適化（書類保管スペースの削減）

ミスの防止と内部統制の強化

紙とExcelへの手入力が中心だと、転記ミスや二重計上が起こりやすくなります。データを取り込んで仕訳まで流れる仕組みにすると、人が触る回数が減り、誰がいつ承認したかの履歴もシステムに残ります。監査や税務調査で証憑を探す時間も短縮でき、内部統制の面でもメリットがあります。

経理業務をペーパーレス化するには

クラウド会計システムを導入する

クラウド型の会計システムを導入すると、リアルタイムでデータを共有でき、テレワークにも対応しやすくなります。製品は多数あるため、名前で選ぶのではなく、次の観点で自社に合うかを確認しましょう。

契約書は電子契約に切り替える

契約書のやり取りを電子契約にすることで、紙の印刷・製本・郵送・押印といった手間を削減できます。電子契約で交わした契約書は電子取引にあたるため、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する点も押さえておきましょう。

フリーアドレス化とデュアルモニタで「印刷しない」環境をつくる

テレワークの普及をきっかけに、固定デスクを廃止してフリーアドレス化を進める企業が増えています。自席やキャビネットがなくなるため、紙の書類をデジタル化せざるを得ず、ペーパーレス化が一気に進むきっかけになります。

あわせて、社員のPCにモニタを追加してデュアルディスプレイにすると、画面の片側で証憑PDF、もう片側で会計システムを開いて照合できるため、確認のための印刷が不要になります。

関連記事：スキャナ保存とAI-OCRで経理を効率化する方法｜電子帳簿保存法の対応

ペーパーレス化を進める実務の手順

ペーパーレス化は、思いつきで始めると紙とデータが混在して逆に手間が増えます。次の順番で段階的に進めるのがおすすめです。

最初から全社で一斉に切り替えるより、経費精算や請求書受領など効果が見えやすい業務から始めると、社内の理解を得やすくなります。

ペーパーレス化でよくある失敗と対策

紙とデータの二重管理になる

「念のため紙も残しておく」運用を続けると、どちらが正本かわからなくなり、保管の手間が倍になります。どの書類をどの形式で保存するかを書類ごとに決めて、社内に周知することが大切です。

ファイル名や保存場所がバラバラ

担当者ごとに保存先や名前の付け方が違うと、監査や税務調査のときに探し出せません。フォルダ構成とファイル名のルールは、システム導入前でも今日から決められる対策です。

よくある質問

まとめ

今回は「経理業務のDX化とペーパーレス化の進め方」について、経理部門のDXの課題とメリット、具体的な方法を解説しました。

• 経理部門は事務作業が多く、紙の書類がDX化の壁になりやすい
• 紙の運用にも見えにくいコストがあり、クラウドなら小さく始められる
• 電子取引データの電子保存は義務なので、保存ルールづくりを最優先にする
• クラウド会計・電子契約・デュアルモニタで「印刷しない」環境をつくる
• 書類の洗い出しから承認フローの電子化まで、段階的に進める

経理業務のDX化を進めることで、業務効率の向上・コスト削減・テレワーク対応といった多くのメリットが得られます。まずはペーパーレス化から始め、DX化を段階的に進めていきましょう。